Etika Menghantar Emel Rasmi Yang Ramai Terlepas Pandang Terutama Graduan
Pada zaman teknologi ini, penggunaan emel sebagai pengantara atau medium untuk sebarang urusan rasmi sudah menjadi kebiasaan dan antara perkara penting yang generasi muda kena mahir sekarang. Namun tak ramai yang tahu etika ketika menghantar emel rasmi terutama graduan yang nak mohon kerja.
Kesilapan dan kelemahan menggunakan emel rasmi yang berlaku dalam kalangan graduan yang sedang mencari kerja akan memberi perpepsi yang negatif kepada bakal majikan ketika hantar permohonan kerja. Jangan hanya disebabkan hantar emel tidak ikut etika yang betul menyebabkan majikan tidak pandang pun resume yang dihantar!
Ikuti perkongsian di bawah untuk ketahui beberapa kesilapan yang biasa dilakukan ketika menghantar emel rasmi dan etika yang betul untuk anda praktikkan.
Isi Kandungan
KESILAPAN MENGHANTAR EMEL RASMI
Antara kesilapan yang biasa dilakukan ketika menghantar emel rasmi adalah:
- Tiada subjek (tajuk) emel atau tajuk emel yang tidak difahami
- Menulis kesemua kandungan emel pada bahagian tajuk emel
- Tidak memberi salam dan perkenalkan diri
- Menggunakan perkataan singkatan
- Penggunaan huruf besar dan kecil yang tidak tepat
- Struktur gaya bahasa yang lemah
- Tidak menyatakan secara jelas tujuan emel dihantar
- Tercicir lampiran fail yang sepatutnya dihantar.
ETIKA MENGHANTAR EMEL RASMI
Berikut adalah etika menghantar emel rasmi yang boleh dijadikan panduan:
Subjek (Tajuk) Emel Yang Ringkas & Mudah Difahami
Tulis subjek iaitu tajuk emel yang ringkas dan mudah difahami. Subjek emel adalah fokus utama yang bakal majikan baca nanti. Subjek mestilah jelas menyatakan tujuan emel secara ringkas, contohnya:
- PERMOHONAN JAWATAN KERANI PUTRA SDN. BHD.
Perasan tak ada satu bahagian atas email akan ada maklumat “To, CC dan BCC”? Pasti ramai yang perasan, tetapi tidak ramai yang tahu apa maksud sebenar istilah tersebut. Yang ramai tahu hanyalah “TO”, namun apa pula maksud CC dan BCC?
Nak tahu maksudnya, rujuk MAKSUD TO, CC DAN BCC DALAM EMAIL.
Mulakan Dengan Kata Salam
Tidak kira di jabatan atau syarikat mana pun anda buat permohonan, pastikan ada kata pendahuluan. Sama seperti anda hantar email kepada rakan-rakan mesti ada pendahuluan kan? Buka kata permohonan dengan ucapan salam diikuti dengan nama panggilan (Tuan/Puan).
Perkenalkan Diri, Tujuan Emel Ditulis & Ucapan Terima Kasih
Mula perkenalkan diri dengan menyatakan nama, umur dan kelayakan akademik. Kemudian nyatakan tujuan anda menulis emel tersebut dan akhir sekali ucapan terima kasih.
Email permohonan kerja tanpa nyatakan tujuan sebab boleh akan menyebabkan penerima email tidak faham dengan tujuan permohonan anda. Untuk permohonan kerja MySTEP, pastikan sebab email dihantar dinyatakan dengan JELAS. Contohnya:
” Saya ingin memohon jawatan Personel MySTEP seperti yang syarikat tuan/puan iklankan”
Email lengkap bagi permohonan jawatan MySTEP boleh didapatkan DI SINI.
Muat Naik Lampiran Fail Di Bahagian Attach Files
Setiap permohonan kerja melalui email memerlukan pemohon menghantar dokumen-dokumen diminta seperti resume, CV dan sijil akademik. Pastikan format dokumen yang anda hantar adalah betul iaitu:
- Format fail PDF
- Dokumen tidak terlalu besar
Rujuk: Cara Attach & Upload Resume Serta Sijil Untuk Mohon Kerja MySTEP
Semak Ejaan Sebelum Hantar
Bila email ditulis dengan lengkap dan mengikut format, pastikan anda semak dua hingga 3 kali lagi sebelum klik butang SEND/ HANTAR. Kesilapan ejaan ini mungkin nampak kecil sahaja, tetapi kesannya kepada pandangan bakal majikan adalah besar! Pemohon yang membuat kesilapan ejaan akan dianggap seorang yang tidak teliti dan cuai dalam membuat kerja. Jadi, hati-hati!
Dah tahu etika menghantar emel rasmi ini, pastikan anda ikut ya selepas ini. Jangan ulang kesilapan lama lagi. Semoga bermanfaat!