Ramai calon masih ada tabiat lama ini: di bahagian paling bawah resume, mereka letak nama bekas bos, jawatan, nombor telefon dan e-mel. Kadang-kadang bukan seorang, tetapi dua atau tiga orang.
Nampak macam profesional. Nampak macam lengkap. Tetapi dari sudut HR moden dan privasi data, ini sebenarnya bukan amalan terbaik.
Nasihat terus terang: padamkan seksyen rujukan tersebut sekarang.
Bukan sebab rujukan tidak penting. Rujukan masih penting dalam proses pengambilan pekerja. Tetapi masa dan cara menyerahkan maklumat rujukan itu perlu betul.
Resume anda mungkin dihantar ke banyak tempat. Portal kerja, e-mel HR, borang syarikat, kumpulan WhatsApp, Telegram, kenalan kawan dan kadang-kadang agensi rekrutmen yang anda sendiri tidak pasti siapa pengendalinya. Bila anda letak nombor telefon dan e-mel bekas bos dalam resume, data peribadi orang lain ikut tersebar bersama permohonan anda.
Di sinilah ramai calon tidak sedar. Resume bukan hanya tentang maklumat diri sendiri. Jika anda masukkan maklumat orang lain, anda sedang membawa data pihak ketiga dalam dokumen yang mungkin dikongsi merata tempat.
Sebab Utama Bahagian References Perlu Dipadam
1. Isu Privasi Data Dan PDPA 2010
Di Malaysia, Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 atau PDPA diwujudkan untuk mengawal pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial dan melindungi kepentingan individu sebagai subjek data.
Dalam bahasa mudah, nombor telefon peribadi, alamat e-mel dan maklumat pekerjaan seseorang bukan maklumat yang wajar disebarkan sesuka hati. Bekas majikan, penyelia latihan industri atau rakan sekerja anda juga ada hak ke atas data peribadi mereka.
Apabila anda masukkan nama, nombor telefon dan e-mel mereka dalam resume, kemudian resume itu dimuat naik ke portal kerja atau dikongsi dalam banyak tempat, anda sebenarnya membuka ruang maklumat mereka dilihat oleh pihak yang belum tentu berkaitan.
Isunya bukan semata-mata “bekas bos saya okay”. Isunya ialah kawalan data. Siapa yang akan nampak nombor itu? Berapa lama resume itu disimpan? Adakah ia dimuat turun oleh pihak lain? Adakah ia dikongsi semula? Calon biasanya tidak boleh kawal semua ini selepas resume dihantar.
Sebab itu dari sudut amalan selamat, lebih baik jangan letakkan maklumat rujukan secara terbuka dalam resume.
2. Norma HR Moden: Reference Check Bukan Dibuat Pada Saringan Awal
Ramai calon fikir HR akan terus telefon bekas bos sebaik sahaja resume diterima. Realitinya, tidak begitu.
Pada peringkat awal, HR biasanya hanya menyaring:
- Kelayakan akademik
- Pengalaman kerja
- Kemahiran utama
- Kesesuaian dengan jawatan
- Lokasi
- Gaji dijangka
- Tempoh notis
- Kualiti resume
Reference check biasanya dibuat pada peringkat lebih akhir, contohnya selepas calon lulus temu duga, selepas shortlisted akhir, atau sebelum tawaran kerja dikeluarkan.
HR tidak akan telefon 100 orang bekas bos untuk 100 resume yang baru diterima. Itu tidak praktikal. Jadi, meletakkan references terlalu awal sebenarnya tidak memberi kelebihan besar pun.
Lebih baik ruang itu digunakan untuk maklumat yang memang membantu saringan awal, seperti pencapaian kerja, kemahiran teknikal, projek penting atau pengalaman yang relevan.
3. Resume Perlu Jimat Ruang
Resume moden sebaiknya ringkas, kemas dan terus kepada nilai calon. Untuk kebanyakan pencari kerja, panjang resume yang ideal ialah 1 hingga 2 muka surat.
Ruang dalam resume sangat mahal. Setiap baris perlu bekerja untuk anda. Jika anda guna separuh halaman untuk senarai references, anda mungkin terpaksa buang maklumat yang lebih penting.
Contohnya, ruang references boleh diganti dengan:
- Pencapaian kerja
- Kemahiran berkaitan jawatan
- Projek semasa internship
- Pengalaman sukarelawan yang relevan
- Kursus pendek atau sijil profesional
- Portfolio atau pautan LinkedIn
- Ringkasan profil yang lebih tajam
HR tidak panggil calon temuduga kerana ada tiga nombor bekas bos di bawah resume. HR panggil calon kerana resume menunjukkan calon itu sesuai dengan masalah yang syarikat mahu selesaikan.
“Tapi Saya Dah Minta Izin Bekas Bos, Mereka Kata Okay Je?”
Ini komen yang biasa sangat keluar.
Betul, anda mungkin sudah tanya bekas bos. Bekas bos pun mungkin jawab, “Okay, boleh letak nama saya.”
Tetapi mari fikir dari sudut keselamatan data.
Kebenaran lisan seperti “okay” tidak semestinya bermaksud data mereka selamat untuk disebarkan secara terbuka. Mereka mungkin setuju untuk dihubungi oleh bakal majikan yang serius. Tetapi adakah mereka setuju nombor telefon mereka dimuat naik ke semua portal kerja? Adakah mereka setuju nombor itu dikongsi dalam grup WhatsApp kerja? Adakah mereka setuju resume anda dihantar kepada agensi yang tidak dikenali?
Itu beza besar.
Bila resume sudah tersebar, data rujukan itu boleh terdedah kepada beberapa risiko:
- Spam daripada ejen rekrutmen rawak
- Panggilan tidak berkaitan
- Mesej promosi kerja yang tidak diminta
- Ketirisan maklumat melalui dokumen yang dikongsi semula
- Risiko scam atau penyamaran pihak tertentu
- Bekas bos rasa tidak selesa kerana terlalu kerap dihubungi tanpa konteks
Sebagai calon yang profesional, anda bukan hanya perlu jaga maklumat sendiri. Anda juga perlu jaga maklumat orang yang membantu kerjaya anda.
Kalau mereka pernah jadi penyelia, pensyarah atau bekas majikan yang baik kepada anda, jangan dedahkan nombor mereka secara terbuka tanpa kawalan.
Amalan Terbaik Untuk Bahagian References
Pilihan 1: Buang Terus Bahagian References
Ini pilihan paling kemas untuk resume moden.
Jika resume anda sudah padat dan cukup kuat, tidak perlu letak seksyen references langsung. HR tahu mereka boleh minta rujukan jika perlu.
Resume anda boleh terus fokus kepada:
- Profil ringkas
- Pengalaman kerja
- Pendidikan
- Kemahiran
- Pencapaian
- Sijil
- Projek atau portfolio
Untuk fresh graduate, ruang itu boleh digunakan untuk pengalaman internship, projek universiti, kerja sambilan, aktiviti kepimpinan atau kemahiran yang berkaitan dengan jawatan.
Pilihan 2: Guna Ayat “References Available Upon Request”
Jika anda masih rasa perlu letak sesuatu, cukup tulis:
References available upon request.
Atau dalam Bahasa Melayu:
Maklumat rujukan akan diberikan apabila diminta.
Tetapi jujurnya, ayat ini pun tidak wajib. Banyak resume moden sudah tidak meletakkan ayat ini kerana HR memang faham prosesnya. Namun, ia masih lebih selamat berbanding menyenaraikan nombor telefon dan e-mel rujukan secara terbuka.
Pilihan 3: Sediakan PDF Berasingan Untuk References
Ini amalan paling profesional.
Sediakan satu dokumen PDF berasingan bertajuk:
Professional References – Nama Anda
Dalam dokumen itu, letakkan maklumat seperti:
- Nama rujukan
- Jawatan
- Syarikat atau organisasi
- Hubungan dengan calon
- Nombor telefon
- E-mel
- Waktu terbaik untuk dihubungi, jika perlu
Tetapi dokumen ini hanya diberi apabila diminta secara rasmi oleh bakal majikan, biasanya selepas temu duga atau apabila calon berada di peringkat akhir.
Sebelum menyerahkan dokumen references, maklumkan kepada individu rujukan anda.
Contoh mesej ringkas:
Assalamualaikum/Hi Tuan, saya telah menghadiri temu duga untuk jawatan Executive Admin di Syarikat ABC. Pihak majikan mungkin akan menghubungi tuan sebagai rujukan profesional. Saya mohon izin untuk berkongsi nama dan nombor telefon tuan kepada pihak HR syarikat tersebut. Terima kasih banyak atas bantuan tuan.
Mesej begini nampak kecil, tetapi ia menunjukkan anda calon yang matang dan menghormati privasi orang lain.
Siapa Yang Sesuai Dijadikan Rujukan?
Pilih individu yang benar-benar pernah melihat cara kerja anda. Jangan pilih orang hanya kerana jawatannya besar tetapi tidak kenal prestasi anda.
Individu yang sesuai:
- Bekas penyelia kerja
- Bekas ketua jabatan
- Penyelia internship
- Pensyarah yang pernah menyelia projek anda
- Ketua program yang pernah bekerja rapat dengan anda
- Klien profesional, jika sesuai dan dibenarkan
- Ketua pasukan dalam projek besar
Elakkan meletakkan:
- Ahli keluarga
- Kawan rapat tanpa hubungan profesional
- Orang yang tidak tahu prestasi kerja anda
- Bekas bos yang hubungan anda kurang baik
- Individu yang belum diberi makluman awal
Rujukan yang baik bukan sekadar orang yang boleh puji anda. Rujukan yang baik ialah orang yang boleh bercakap secara spesifik tentang disiplin, sikap kerja, kemahiran, komunikasi dan kebolehpercayaan anda.
Format Dokumen References Yang Lebih Profesional
Jika bakal majikan meminta references, anda boleh sediakan dokumen ringkas seperti ini:
Professional References
Nama Calon: Ahmad Farhan
Jawatan Dipohon: Admin Executive
Rujukan 1
Nama: Encik Hafiz Rahman
Jawatan: Senior Executive, Human Resource
Organisasi: Syarikat ABC Sdn. Bhd.
Hubungan: Bekas penyelia latihan industri
Telefon: Diberikan selepas persetujuan individu rujukan
E-mel: Diberikan selepas persetujuan individu rujukan
Rujukan 2
Nama: Puan Nabilah Omar
Jawatan: Pensyarah Kanan
Organisasi: Kolej XYZ
Hubungan: Penyelia projek akhir
Telefon: Diberikan selepas persetujuan individu rujukan
E-mel: Diberikan selepas persetujuan individu rujukan
Jika majikan sudah meminta nombor dan e-mel secara rasmi, barulah masukkan maklumat lengkap selepas anda mendapat kebenaran yang jelas daripada individu rujukan tersebut.
Checklist Resume Moden Tanpa References
Sebelum hantar resume, semak perkara ini:
- Tiada nombor telefon bekas bos dalam resume utama
- Tiada e-mel pensyarah atau penyelia tanpa keperluan
- Resume maksimum 1 hingga 2 muka surat
- Maklumat paling relevan diletakkan di bahagian atas
- Ada pencapaian atau skop tugas yang jelas
- Kemahiran disusun mengikut keperluan jawatan
- Nama fail resume kemas dan profesional
- Dokumen references disediakan berasingan jika diminta
- Individu rujukan sudah dimaklumkan sebelum maklumat mereka diberi kepada majikan
Resume yang kemas bukan sekadar nampak cantik. Ia juga menunjukkan calon faham etika profesional dan tahu menjaga maklumat pihak lain.
Soalan Lazim Tentang References Dalam Resume
1. Adakah resume saya nampak kurang profesional jika tiada rujukan?
Tidak. Resume moden tidak semestinya perlu ada references. HR biasanya akan meminta maklumat rujukan apabila calon sudah sampai ke peringkat akhir. Yang lebih penting ialah resume anda jelas, relevan dan menunjukkan nilai anda kepada jawatan yang dipohon.
2. Bila waktu paling sesuai untuk menyerahkan senarai rujukan?
Waktu terbaik ialah apabila bakal majikan meminta secara rasmi, biasanya selepas temu duga atau sebelum tawaran kerja dibuat. Pada masa itu, barulah anda beri dokumen references berasingan yang lengkap dan sudah mendapat izin daripada individu rujukan.
3. Siapa individu terbaik untuk dijadikan rujukan?
Pilih orang yang pernah melihat prestasi kerja anda secara langsung. Contohnya bekas penyelia, ketua jabatan, penyelia internship, pensyarah projek atau ketua program. Elakkan ahli keluarga atau kawan rapat kerana mereka kurang sesuai sebagai rujukan profesional.
4. Boleh tak saya tulis “References available upon request”?
Boleh. Ayat itu masih diterima dan lebih selamat berbanding meletakkan nombor telefon rujukan secara terbuka. Namun, jika resume anda perlu dijimatkan ruang, ayat itu juga boleh dibuang terus.
5. Kalau syarikat minta references dalam borang online, apa perlu saya buat?
Jika borang rasmi syarikat meminta references, isi maklumat selepas anda mendapat kebenaran daripada individu tersebut. Maklumkan juga kepada mereka bahawa syarikat mungkin akan menghubungi mereka untuk semakan rujukan.
6. Adakah saya perlu minta izin setiap kali mahu beri nama rujukan?
Ya, itu amalan yang baik. Walaupun orang itu pernah memberi kebenaran sebelum ini, maklumkan semula apabila anda mahu menggunakan nama mereka untuk permohonan baharu. Ini memberi mereka konteks dan mengelakkan mereka terkejut apabila dihubungi HR.
