Ramai calon sangat teliti ketika menyediakan resume. Mereka semak ejaan berkali-kali, kemas kini pengalaman kerja dan memastikan nombor telefon aktif. Tetapi ada satu bahagian yang sering diabaikan.
Bahagian Rujukan (Reference).
Kesilapan yang paling biasa ialah calon terus meletakkan nama dan nombor telefon bekas bos, pensyarah atau penyelia tanpa memberitahu mereka terlebih dahulu.
Pada pandangan calon, perkara itu mungkin nampak kecil. Tetapi bayangkan situasi ini.
Seorang bekas pengurus sedang sibuk menghadiri mesyuarat. Tiba-tiba telefon berbunyi.
“Selamat pagi. Saya daripada syarikat ABC. Saya ingin bertanya mengenai saudara Ahmad yang meletakkan nama encik sebagai rujukan kerja.”
Pengurus tersebut terdiam beberapa saat.
Beliau tidak tahu Ahmad sedang mencari kerja. Beliau tidak tahu jawatan yang dipohon. Beliau juga tidak sempat mengingati pencapaian Ahmad secara terperinci.
Akibatnya, jawapan yang diberikan menjadi kurang meyakinkan.
Bukan kerana Ahmad calon yang lemah, tetapi kerana rujukan itu tidak bersedia.
Perkara seperti ini berlaku lebih kerap daripada yang disangka.
Bahaya “Cold-Call”: Kenapa Anda Wajib Hubungi Rujukan Terlebih Dahulu?
Dalam dunia pekerjaan, panggilan mengejut daripada HR kepada rujukan dikenali secara tidak rasmi sebagai “cold-call”.
Ia berlaku apabila seseorang dijadikan rujukan tanpa sebarang makluman awal.
Masalahnya, rujukan yang terkejut biasanya tidak dapat memberikan gambaran terbaik tentang anda.
1. Mereka Perlu Masa Mengingati Prestasi Anda
Jika anda pernah bekerja dengan seseorang lima tahun lalu, jangan anggap mereka masih mengingati setiap pencapaian anda.
Apabila diberi sedikit makluman awal, mereka boleh mengingati semula:
- Tugasan yang pernah anda uruskan.
- Sikap kerja anda.
- Projek yang pernah disiapkan.
- Kekuatan yang boleh diketengahkan kepada HR.
Ini membantu mereka memberi maklum balas yang lebih tepat dan lebih positif.
2. Ia Menunjukkan Adab Profesional
Meminta izin sebelum menggunakan nama seseorang ialah tanda hormat.
Anda sedang menggunakan reputasi mereka untuk menyokong permohonan kerja anda.
Sudah tentu mereka berhak mengetahui perkara tersebut.
Perkara ini juga menunjukkan bahawa anda seorang yang:
- Beretika.
- Bertanggungjawab.
- Menghargai hubungan profesional.
- Tidak mengambil mudah maklumat peribadi orang lain.
3. Mengelakkan Salah Faham
Kadang-kadang calon memohon jawatan yang sangat berbeza daripada pekerjaan terdahulu.
Contohnya:
- Dahulu bekerja sebagai pembantu pentadbiran.
- Kini memohon jawatan pegawai pemasaran.
Jika rujukan tahu jawatan yang dipohon, mereka boleh menyesuaikan maklum balas mereka.
Mereka mungkin menekankan:
- Kemahiran komunikasi.
- Kemahiran berurusan dengan pelanggan.
- Kebolehan menyelesaikan masalah.
- Kepimpinan.
Ini jauh lebih membantu berbanding jawapan umum yang tidak berkaitan dengan jawatan baharu.
Skrip Contoh: Cara Tanya Dan Minta Izin Dengan Penuh Adab
Ramai calon sebenarnya mahu meminta izin, tetapi tidak tahu bagaimana hendak memulakan perbualan.
Berikut ialah contoh mesej yang boleh digunakan.
Pilihan 1: Format Formal (Untuk Bekas Pengurus, Ketua Jabatan atau Pensyarah)
Salam sejahtera Encik/Puan [Nama].
Saya berharap Encik/Puan berada dalam keadaan sihat.
Saya kini sedang dalam proses memohon jawatan sebagai [Nama Jawatan] di [Nama Syarikat].
Jika tidak keberatan, bolehkah saya meletakkan nama dan nombor telefon Encik/Puan sebagai rujukan dalam resume saya?
Saya amat menghargai segala bimbingan dan tunjuk ajar yang pernah diberikan kepada saya sebelum ini.
Terima kasih atas pertimbangan Encik/Puan.
Mesej ini sopan, profesional dan sesuai untuk individu yang mempunyai kedudukan lebih tinggi.
Pilihan 2: Format Santai (Untuk Bekas Rakan Sekerja Senior)
Hi [Nama],
Harap awak sihat.
Saya sekarang sedang mohon kerja baharu untuk posisi [Nama Jawatan].
Boleh tak saya letakkan nama awak sebagai reference dalam resume saya?
Kalau ada HR telefon atau e-mel nanti, sekurang-kurangnya awak dah tahu konteksnya.
Terima kasih banyak-banyak kerana sudi membantu.
Mesej ini lebih santai tetapi masih menjaga adab profesional.
Selepas Mereka Setuju, Hantar Maklumat Tambahan
Ramai calon berhenti setakat mendapat persetujuan.
Sebenarnya ada satu langkah tambahan yang boleh membantu.
Hantar maklumat ringkas seperti:
- Nama syarikat yang dipohon.
- Nama jawatan.
- Skop tugas utama.
- Sebab anda berminat dengan jawatan tersebut.
Langkah kecil ini membantu rujukan memberikan jawapan yang lebih tepat apabila dihubungi nanti.
Tiga Tip Emas Sebelum Menulis Nama Rujukan Di Dalam Resume
1. Pilih Orang Yang Betul
Jangan pilih seseorang hanya kerana jawatannya tinggi.
Pilih individu yang benar-benar mengenali cara kerja anda.
Contoh yang baik:
- Bekas penyelia.
- Bekas pengurus.
- Pensyarah projek.
- Penyelia latihan industri.
- Ketua pasukan.
Elakkan memilih individu yang:
- Jarang berinteraksi dengan anda.
- Tidak mengenali prestasi kerja anda.
- Pernah mempunyai konflik serius dengan anda.
Rujukan yang baik ialah orang yang boleh bercakap tentang kekuatan anda dengan yakin.
2. Pastikan Maklumat Perhubungan Masih Aktif
Perkara ini nampak remeh tetapi sangat penting.
Sebelum menghantar resume:
- Semak nombor telefon terkini.
- Semak alamat e-mel.
- Pastikan individu tersebut masih menggunakan maklumat tersebut.
Bayangkan HR cuba menghubungi rujukan anda tetapi nombor telefon sudah tidak aktif.
Situasi ini boleh menimbulkan tanda tanya terhadap profesionalisme anda.
3. Beri “Briefing” Ringkas Kepada Rujukan
Ini antara rahsia yang ramai calon tidak buat.
Selepas mendapat persetujuan, beritahu mereka:
- Jawatan yang dipohon.
- Kemahiran yang paling relevan.
- Bidang yang ingin diceburi.
Contohnya:
“Encik, jawatan yang saya mohon lebih fokus kepada pengurusan projek. Jika pihak HR menghubungi encik nanti, mungkin mereka akan bertanya tentang pengalaman saya menguruskan projek semasa latihan industri dahulu.”
Rujukan akan lebih bersedia dan jawapan mereka menjadi lebih meyakinkan.
Soalan Lazim (FAQ)
1. Boleh ke saya letak ahli keluarga sebagai rujukan?
Jika anda benar-benar tiada pengalaman kerja atau latihan industri, sesetengah organisasi mungkin menerima rujukan peribadi. Namun secara umum, majikan lebih suka rujukan profesional seperti pensyarah, guru, penyelia atau bekas majikan.
2. Bagaimana jika hubungan saya dengan bekas bos agak dingin?
Jangan paksa diri menggunakan individu tersebut.
Cari individu lain yang pernah bekerja rapat dengan anda dan boleh memberikan penilaian yang lebih adil.
Tujuan rujukan adalah untuk menyokong permohonan anda, bukan menambah risiko.
3. Adakah patut saya tulis “References Available Upon Request”?
Ya, ini masih diterima oleh banyak majikan.
Kelebihannya:
- Anda tidak perlu memaparkan nombor telefon orang lain dalam resume.
- Anda boleh memaklumkan rujukan terlebih dahulu apabila diminta oleh HR.
Ramai profesional memilih pendekatan ini atas faktor privasi.
4. Berapa ramai rujukan yang sesuai?
Kebiasaannya:
- 1 hingga 2 orang sudah mencukupi.
- Pastikan mereka benar-benar mengenali prestasi anda.
- Kualiti lebih penting daripada kuantiti.
Adab Memelihara Rangkaian, Jalan Lapang Menuju Kerjaya
Dunia pekerjaan sebenarnya kecil.
Hari ini seseorang mungkin menjadi penyelia anda.
Lima tahun akan datang, beliau mungkin menjadi pengurus besar di syarikat lain.
Rakan sekerja yang pernah duduk bersebelahan anda mungkin menjadi pengurus pengambilan pekerja suatu hari nanti.
Sebab itu hubungan profesional perlu dijaga dengan baik.
Apabila anda meminta izin sebelum menggunakan nama seseorang sebagai rujukan, anda bukan sekadar mengikut etika. Anda sedang menunjukkan kematangan, rasa hormat dan kebijaksanaan dalam mengurus hubungan manusia.
Resume yang baik membantu anda dipanggil temu duga.
Prestasi temu duga membantu anda mendapat tawaran kerja.
Tetapi rujukan yang baik sering menjadi faktor terakhir yang mengukuhkan keyakinan majikan terhadap anda.
Jadi sebelum menghantar resume seterusnya, luangkan beberapa minit untuk menghubungi rujukan anda.
Satu mesej ringkas yang penuh adab mungkin menjadi sebab pintu rezeki anda terbuka lebih luas.
