Telefon tiba-tiba berbunyi. Nombor yang tertera pula bukan daripada kenalan yang disimpan. Dalam beberapa saat, pelbagai perkara bermain di fikiran. “HR ke ni?”, “Patut angkat ke?”, “Kalau saya tersalah cakap macam mana?”
Situasi ini memang biasa dialami oleh graduan baharu dan pencari kerja. Ramai yang sudah menghantar berpuluh-puluh permohonan, tetapi apabila panggilan yang ditunggu akhirnya tiba, terus rasa gugup.
Hakikatnya, 30 saat pertama ketika menjawab panggilan atau membalas WhatsApp daripada pihak HR boleh memberi gambaran awal tentang tahap profesionalisme seseorang calon. Walaupun sesi temu duga sebenar belum bermula, cara anda bercakap, memilih perkataan dan memberi maklum balas sudah mula dinilai.
Bukan bermaksud HR akan terus menolak calon hanya kerana sedikit gementar. Namun, calon yang menjawab dengan sopan, jelas dan tersusun biasanya meninggalkan tanggapan pertama yang lebih meyakinkan.
Kepentingan Memberi Maklum Balas Segera dan Sopan
Ramai menyangka jika tidak berminat dengan sesuatu jawatan, lebih baik diam sahaja. Sebenarnya, tindakan itu kurang profesional.
Dalam bidang sumber manusia, ramai pegawai HR saling bertukar tempat kerja antara syarikat. Nama calon juga lazimnya disimpan dalam pangkalan data syarikat untuk rujukan pengambilan pekerja pada masa akan datang.
Sebab itu, walaupun anda sudah menerima tawaran kerja di tempat lain atau mempunyai komitmen tertentu, balaslah panggilan atau mesej mereka dengan sopan.
Calon yang berkomunikasi dengan baik lebih mudah dihubungi semula sekiranya terdapat kekosongan lain yang lebih sesuai pada masa hadapan.
Skrip Profesional Untuk Menjawab HR
| Situasi | Medium | Skrip Jawapan Profesional |
|---|---|---|
| Terima Temuduga | Panggilan Telefon | “Terima kasih kerana menghubungi saya. Ya, saya berminat untuk menghadiri temu duga tersebut. Boleh saya sahkan tarikh, masa dan lokasi? Jika boleh, mohon pihak tuan/puan menghantar e-mel pengesahan supaya saya boleh membuat persediaan dengan lebih teratur.” |
| Terima Temuduga | Assalamualaikum/Salam sejahtera. Terima kasih kerana menghubungi saya. Saya mengesahkan kehadiran untuk sesi temu duga pada tarikh dan masa yang diberikan. Mohon pihak tuan/puan menghantar e-mel jemputan temu duga sebagai rujukan. Terima kasih. | |
| Tolak Temuduga | Panggilan Telefon | “Terima kasih atas jemputan ini. Saya amat menghargai peluang yang diberikan. Walau bagaimanapun, saya telah menerima tawaran kerja lain/atas sebab peribadi, saya tidak dapat menghadiri temu duga tersebut. Terima kasih sekali lagi dan saya mendoakan urusan pihak tuan/puan dipermudahkan.” |
| Tolak Temuduga | Assalamualaikum/Salam sejahtera. Terima kasih atas jemputan temu duga. Saya amat menghargai peluang ini. Namun begitu, saya tidak dapat menghadiri sesi tersebut kerana telah menerima tawaran lain/atas komitmen yang tidak dapat dielakkan. Terima kasih atas pertimbangan pihak tuan/puan dan saya berharap dapat berurusan lagi pada masa hadapan. | |
| Tukar Tarikh (Reschedule) | Panggilan Telefon | “Terima kasih atas jemputan ini. Saya memohon maaf kerana pada tarikh tersebut saya mempunyai komitmen yang tidak dapat dielakkan. Sekiranya dibenarkan, adakah pihak tuan/puan mempunyai slot lain yang sesuai? Saya sangat berminat untuk menghadiri temu duga ini.” |
| Tukar Tarikh (Reschedule) | Assalamualaikum/Salam sejahtera. Terima kasih atas jemputan temu duga. Saya memohon maaf kerana mempunyai komitmen pada tarikh yang dicadangkan. Sekiranya ada kekosongan, bolehkah saya memohon untuk dijadualkan pada tarikh atau masa lain? Saya masih berminat untuk menghadiri sesi temu duga tersebut. Terima kasih atas pertimbangan pihak tuan/puan. |
Tip Tambahan Semasa Berinteraksi Dengan HR
- Sediakan buku nota dan pen berhampiran telefon. Catat nama syarikat, nama pegawai HR, jawatan dipohon, tarikh, masa dan lokasi temu duga.
- Minta e-mel jemputan temu duga. E-mel ini penting sebagai bukti rasmi dan memudahkan anda menyemak semula maklumat seperti lokasi, dokumen yang perlu dibawa atau pautan mesyuarat jika temu duga dijalankan secara dalam talian.
- Balas mesej dalam waktu bekerja jika boleh. Sekiranya menerima WhatsApp pada waktu pejabat, cuba beri maklum balas secepat mungkin. Elakkan menghantar mesej pada lewat malam kecuali HR sendiri menghubungi anda pada waktu tersebut.
- Gunakan bahasa yang sopan. Elakkan singkatan seperti “ok”, “tq”, “xleh”, “sy”, atau penggunaan emoji yang berlebihan.
- Pastikan telefon mudah dihubungi. Jika sedang aktif mencari kerja, tingkatkan nada dering telefon dan pastikan peti mel suara tidak penuh.
- Semak semula maklumat sebelum menamatkan perbualan. Pastikan anda benar-benar faham lokasi, masa, platform temu duga dan dokumen yang perlu dibawa.
Soalan Lazim (FAQ)
S1: Berapa lama masa yang saya ada untuk fikir sebelum beri keputusan kepada HR?
Sebaiknya berikan jawapan secepat mungkin, terutama jika anda memang berminat. Jika benar-benar memerlukan masa untuk mempertimbangkan, maklumkan dengan sopan dan minta tempoh sekitar beberapa jam atau selewat-lewatnya dalam hari yang sama. Jangan biarkan HR menunggu tanpa sebarang maklum balas.
S2: Bolehkah saya minta tukar tarikh temuduga lebih daripada sekali?
Secara umumnya boleh, tetapi tidak digalakkan. Jika terlalu kerap meminta penjadualan semula, ia mungkin memberi gambaran bahawa anda kurang bersedia atau tidak mengutamakan peluang tersebut. Pastikan alasan yang diberikan benar-benar munasabah.
S3: Apa perlu buat jika saya terlepas panggilan (missed call) daripada HR?
Hubungi semula secepat mungkin apabila anda menyedari panggilan tersebut. Jika mereka tidak menjawab, hantarkan WhatsApp atau SMS ringkas memperkenalkan diri dan memaklumkan bahawa anda baru menyedari panggilan yang terlepas. Tindakan pantas menunjukkan anda serius dan menghargai peluang yang diberikan.
Setiap panggilan daripada HR mungkin menjadi langkah pertama menuju kerjaya yang anda impikan. Tidak kira sama ada anda menerima, menolak atau perlu menukar tarikh temu duga, cara anda berkomunikasi akan mencerminkan tahap profesionalisme dan kematangan diri.
Jawab dengan tenang, gunakan bahasa yang sopan dan pastikan setiap maklumat disahkan dengan jelas. Kadangkala, peluang yang lebih besar bukan datang kerana resume yang paling hebat, tetapi kerana sikap yang meyakinkan sejak perbualan pertama lagi. Tinggalkan tanggapan yang baik dalam setiap interaksi, kerana anda tidak pernah tahu bila nama anda akan dipertimbangkan semula untuk peluang kerjaya yang lebih sesuai.
