Asal nampak iklan jawatan kosong, terus tekan “send”.
Lebih teruk, ada calon memasukkan alamat e-mel 20 syarikat sekali gus menggunakan ruangan CC atau BCC. Resume yang sama dihantar kepada syarikat pembinaan, hospital, kilang, syarikat teknologi dan firma perakaunan tanpa sebarang perubahan.
Bagi pencari kerja yang sedang terdesak, tindakan ini mungkin nampak seperti cara paling cepat untuk mendapatkan pekerjaan. Lagi banyak resume dihantar, lagi tinggilah peluang dipanggil temu duga.
Namun, dari sudut pandang HR, permohonan seperti ini mudah kelihatan seperti e-mel pukal atau spam.
Ada e-mel yang terus dipadam tanpa fail resume sempat dibuka. Ada juga yang masuk ke folder spam kerana dihantar kepada terlalu banyak penerima dalam satu masa.
Memohon kerja sebenarnya memerlukan strategi. Ia bukan sekadar permainan nombor, nasib atau siapa paling banyak menghantar resume.
Calon perlu menunjukkan bahawa mereka benar-benar membaca iklan, memahami jawatan yang ditawarkan dan mempunyai kemahiran yang berkaitan.
Resume Asas vs Resume “Tailored”: Cara Menang Saringan ATS
Tidak salah menyimpan satu resume asas.
Resume asas boleh digunakan sebagai dokumen utama atau master template yang mengandungi semua maklumat pendidikan, pengalaman kerja, kemahiran, pencapaian dan sijil yang pernah diperoleh.
Masalah bermula apabila resume asas itu dihantar bulat-bulat kepada semua majikan.
Resume untuk jawatan Pembantu Tadbir tidak sepatutnya sama sepenuhnya dengan resume bagi jawatan Eksekutif Jualan, Pegawai Khidmat Pelanggan atau Pembantu Akaun.
Setiap jawatan mempunyai skop tugas, kemahiran dan keutamaan yang berbeza.
Di sinilah pentingnya menyediakan tailored resume, iaitu resume yang disesuaikan mengikut jawatan yang sedang dipohon.
Apa yang perlu disesuaikan?
Calon tidak perlu menulis semula seluruh resume dari awal. Fokus kepada beberapa bahagian utama:
- Ringkasan profil diri
- Senarai kemahiran
- Pengalaman kerja berkaitan
- Pencapaian yang relevan
- Kata kunci daripada iklan jawatan
Sebagai contoh, iklan jawatan mungkin menyatakan bahawa calon perlu mempunyai kemahiran dalam:
- Pengurusan dokumen
- Microsoft Excel
- Penyediaan laporan
- Khidmat pelanggan
- Pengendalian data
- Komunikasi dengan pelanggan
Sekiranya anda benar-benar mempunyai kemahiran tersebut, masukkan perkataan yang sepadan ke dalam resume.
Jangan sekadar menulis ayat terlalu umum seperti:
Seorang yang rajin, bertanggungjawab dan boleh bekerja dalam kumpulan.
Ayat ini tidak salah, tetapi terlalu umum. Hampir semua calon menggunakan ayat yang sama.
Lebih baik tulis sesuatu yang lebih dekat dengan keperluan jawatan, contohnya:
Berpengalaman mengurus dokumen pejabat, menyediakan laporan bulanan dan mengendalikan data menggunakan Microsoft Excel.
Ayat ini lebih jelas, boleh dinilai dan mempunyai kata kunci yang berkaitan dengan tugas.
Mengapa kata kunci penting untuk ATS?
Sebahagian syarikat besar, syarikat multinasional dan organisasi yang menerima permohonan dalam jumlah tinggi menggunakan Applicant Tracking System atau ATS.
Sistem ini membantu menyusun, menapis dan mencari calon berdasarkan maklumat tertentu dalam resume.
Sekiranya iklan meminta pengalaman “pengurusan inventori”, tetapi resume hanya menyebut “membantu urusan stor” tanpa penerangan lanjut, sistem mungkin tidak mengesan pengalaman itu dengan baik.
Sebab itu calon perlu membaca iklan jawatan baris demi baris.
Ambil kata kunci yang benar-benar sepadan dengan pengalaman anda dan masukkan secara semula jadi ke dalam resume. Jangan pula menyalin semua perkataan dalam iklan sekiranya anda tidak mempunyai kemahiran tersebut.
HR masih akan membaca dan menyemak isi resume selepas saringan awal.
Etika Menghantar E-mel Permohonan Kerja
Permohonan melalui portal kerja dan permohonan melalui e-mel mempunyai cara yang sedikit berbeza.
Jika syarikat meminta calon memohon melalui portal rasmi, ikut arahan tersebut. Jangan menghantar e-mel terus kepada HR dengan harapan permohonan anda akan mendapat layanan istimewa.
Portal itu mungkin digunakan untuk tujuan rekod, saringan ATS dan penyelarasan proses pengambilan pekerja.
Jika iklan secara jelas meminta resume dihantar melalui e-mel, pastikan tiga komponen berikut disediakan dengan betul.
1. Tajuk atau Subjek E-mel
HR mungkin menerima puluhan atau ratusan e-mel setiap hari. Subjek yang jelas membantu mereka mengenal pasti tujuan e-mel anda dengan cepat.
Gunakan format seperti:
Permohonan Jawatan Pembantu Tadbir – Nur Aina Binti Ahmad
Atau:
Permohonan Jawatan Eksekutif Akaun – Muhammad Firdaus Bin Rahman
Elakkan subjek terlalu umum seperti:
- Mohon Kerja
- Resume Saya
- Jawatan Kosong
- Permohonan
- Salam HR
Subjek yang terlalu umum menyukarkan HR mencari semula permohonan anda apabila diperlukan.
2. Badan E-mel Sebagai Cover Letter Ringkas
Jangan biarkan badan e-mel kosong.
Jangan juga hanya menulis:
Sila lihat resume yang dilampirkan.
Badan e-mel ialah ruang pertama untuk anda memperkenalkan diri dan menunjukkan sedikit nilai profesional.
Tidak perlu menulis terlalu panjang. Cukup nyatakan:
- Nama anda
- Jawatan yang dipohon
- Kelayakan atau pengalaman berkaitan
- Nilai tambah utama
- Makluman bahawa resume telah dilampirkan
HR biasanya mahu melihat sama ada calon boleh berkomunikasi dengan jelas, memahami etika asas dan benar-benar berminat dengan jawatan tersebut.
E-mel yang tersusun memberi gambaran awal bahawa calon juga mampu mengurus tugasan dengan kemas.
3. Gunakan Format Fail PDF
Resume sebaiknya dihantar dalam format PDF.
Fail Microsoft Word boleh mengalami masalah susun atur apabila dibuka menggunakan versi perisian, sistem operasi atau peranti yang berbeza.
Tulisan mungkin berubah, jadual boleh bergerak dan gambar boleh lari daripada kedudukan asal.
Fail PDF lebih stabil dan mengekalkan susun atur resume seperti yang anda sediakan.
Gunakan nama fail yang profesional, contohnya:
Resume_NurAina_PembantuTadbir.pdf
Elakkan nama fail seperti:
- resume baru.pdf
- resume latest final.pdf
- cv saya edit 3.pdf
- document1.pdf
- resume betul punya.pdf
Nama fail yang kemas memudahkan HR menyimpan dan mengenal pasti dokumen anda.
Cara “Spam” vs Cara Profesional
| Aspek | Cara Salah — Spam / Mudah Dipadam | Cara Profesional — Peluang Temu Duga Lebih Tinggi |
|---|---|---|
| Kaedah penghantaran | Menghantar satu e-mel menggunakan CC atau BCC kepada 20 syarikat | Menghantar satu e-mel khusus kepada satu syarikat sahaja |
| Pemilihan resume | Menggunakan satu resume asas yang sama untuk semua jawatan | Mengedit resume mengikut tugas dan kata kunci dalam iklan |
| Ruangan badan e-mel | Dibiarkan kosong atau hanya menulis “Sila lihat lampiran” | Menulis pengenalan ringkas serta kelebihan yang berkaitan |
| Format dokumen | Menghantar resume dalam bentuk Microsoft Word atau gambar | Menghantar resume dalam format PDF yang kemas |
| Tajuk e-mel | Menggunakan tajuk umum seperti “Mohon Kerja” | Menulis nama jawatan dan nama calon dengan jelas |
| Nama fail | Menggunakan nama seperti “resume terbaru final.pdf” | Menggunakan format seperti “Resume_Ahmad_EksekutifJualan.pdf” |
| Fokus permohonan | Menghantar sebanyak mungkin tanpa membaca syarat | Memilih jawatan yang sepadan dengan kelayakan dan pengalaman |
| Persepsi HR | Calon dilihat tidak teliti dan sekadar mencuba nasib | Calon dilihat bersedia, tersusun dan memahami etika profesional |
Contoh Templat Badan E-mel Permohonan Kerja
Subjek: Permohonan Jawatan [Nama Jawatan] – [Nama Penuh]
Salam sejahtera Tuan/Puan,
Saya [nama penuh], ingin mengemukakan permohonan bagi jawatan [nama jawatan] seperti yang diiklankan melalui [nama portal, laman web atau platform].
Saya merupakan graduan dalam bidang [nama bidang] dan mempunyai pengalaman dalam [nyatakan pengalaman atau kemahiran yang berkaitan]. Antara kemahiran utama saya ialah [kemahiran pertama], [kemahiran kedua] dan [kemahiran ketiga].
Saya percaya pengalaman dan kemahiran tersebut dapat membantu saya melaksanakan tanggungjawab jawatan ini dengan baik.
Bersama-sama e-mel ini saya lampirkan resume untuk perhatian dan pertimbangan pihak Tuan/Puan.
Saya amat menghargai peluang untuk menghadiri sesi temu duga bagi menerangkan kelayakan dan pengalaman saya dengan lebih lanjut.
Terima kasih atas masa dan pertimbangan pihak Tuan/Puan.
Yang benar,
[Nama penuh]
[Nombor telefon]
[Alamat e-mel]
[Profil LinkedIn, jika berkaitan]
Templat ini boleh diubah mengikut jawatan. Jangan menghantar ayat yang sama kepada semua syarikat tanpa menyemak nama jawatan, nama organisasi dan kemahiran yang diperlukan.
Kesilapan menulis nama syarikat lain dalam e-mel ialah antara perkara yang paling mudah membuatkan permohonan ditolak.
Lima Permohonan Berkualiti Lebih Baik Daripada 50 E-mel Pukal
Ramai pencari kerja menetapkan sasaran untuk menghantar 30, 50 atau 100 permohonan dalam tempoh singkat.
Sasaran sebegini tidak salah, tetapi jumlah yang tinggi tidak banyak membantu jika resume tidak menepati jawatan, e-mel tidak lengkap dan permohonan dihantar secara pukal.
Lebih baik anda menghantar lima permohonan yang benar-benar disediakan dengan teliti.
Baca iklan. Kenal pasti kemahiran yang diminta. Sesuaikan resume. Semak ejaan. Gunakan tajuk e-mel yang jelas. Pastikan fail PDF boleh dibuka.
Proses ini mungkin mengambil masa sedikit lebih lama, tetapi ia menunjukkan kesungguhan dan tahap profesionalisme anda.
HR tidak mengharapkan setiap calon mempunyai pengalaman yang sempurna. Namun, HR mahu melihat calon yang memahami arahan, teliti dan tahu cara mempersembahkan dirinya dengan baik.
Permohonan kerja bukan sekadar menghantar fail. Ia merupakan gambaran pertama tentang cara anda berkomunikasi, mengurus maklumat dan melaksanakan tugasan.
Soalan Lazim Mengenai Penghantaran Resume
1. Berapa lama perlu tunggu sebelum menghantar e-mel susulan kepada HR?
Tempoh yang sesuai biasanya antara lima hingga tujuh hari bekerja selepas tarikh permohonan dihantar atau selepas tarikh tutup iklan.
Hantar satu e-mel susulan yang ringkas dan sopan. Elakkan menghantar mesej setiap hari kerana tindakan itu boleh memberi tekanan kepada pihak HR.
Sekiranya iklan menyatakan bahawa hanya calon yang disenarai pendek akan dihubungi, hormati ketetapan tersebut.
2. Perlukah sijil akademik dan sijil penyertaan dilampirkan bersama resume dalam e-mel pertama?
Tidak perlu melampirkan semua sijil kecuali diminta dalam iklan.
Pada peringkat awal, resume dan surat iringan biasanya sudah mencukupi. Terlalu banyak lampiran boleh menyebabkan saiz e-mel menjadi besar dan menyukarkan HR menyemak dokumen.
Sediakan sijil dalam satu fail PDF berasingan sekiranya majikan meminta dokumen sokongan.
3. Bagaimana jika mahu memohon dua jawatan berbeza di syarikat yang sama?
Sebaiknya hantar e-mel berasingan bagi setiap jawatan.
Gunakan subjek e-mel, badan e-mel dan resume yang disesuaikan mengikut jawatan masing-masing.
Jangan menghantar satu e-mel dengan ayat seperti, “Saya mahu memohon mana-mana jawatan yang sesuai.” Ayat ini boleh membuatkan calon kelihatan tidak mempunyai hala tuju yang jelas.
Pilih jawatan yang benar-benar sepadan dengan kelayakan anda dan terangkan mengapa anda sesuai untuk jawatan tersebut.
