Malam sebelum hari pertama latihan industri biasanya memang lain macam. Ada rasa teruja sebab akhirnya dapat masuk dunia kerja sebenar, tetapi dalam masa yang sama kepala mula fikir macam-macam.
“Esok nak cakap dengan siapa dulu?”
“Kalau duduk saja tak ada kerja, nak buat apa?”
“Kalau staf semua sibuk dan tak tegur kita, adakah kita mengganggu?”
Perasaan itu normal. Hampir semua pelajar praktikal pernah melalui fasa kekok ini, lebih-lebih lagi jika ini pengalaman pertama masuk pejabat, jabatan kerajaan, syarikat korporat, kilang, pusat komuniti atau mana-mana organisasi profesional.
Ramai pelajar sangka latihan industri bermaksud penyelia akan sentiasa sediakan kerja dari pagi sampai petang. Realitinya, tidak semestinya begitu. Ada masa staf sibuk dengan kerja sendiri, ada masa jabatan belum sempat susun tugasan untuk intern, dan ada masa anda sendiri perlu mula bertanya dengan cara yang sopan.
Latihan industri bukan sekadar menyiapkan tugasan universiti atau kolej. Ia sebenarnya latihan untuk belajar membaca suasana kerja, berkomunikasi dengan orang dewasa, mengurus masa, menjaga adab pejabat dan membina keyakinan diri sedikit demi sedikit.
5 Langkah Survival Latihan Industri
| Langkah Survival | Apa Yang Perlu Dibuat | Manfaat Kepada Calon |
|---|---|---|
| 1. Kenalkan diri dengan staf jabatan | Cari masa sesuai untuk bertegur sapa, perkenalkan nama, institusi pengajian dan bidang praktikal. | Membantu anda cepat dikenali, mudah diberi tunjuk ajar dan tidak rasa terasing. |
| 2. Urus minggu pertama yang sunyi | Bertanya tugasan dengan sopan, minta bahan bacaan, SOP atau carta organisasi. | Anda nampak proaktif dan lebih cepat faham aliran kerja jabatan. |
| 3. Guna waktu senggang untuk belajar kemahiran pejabat | Latih diri guna Microsoft Word, PowerPoint dan Excel. | Memudahkan anda menyelesaikan tugasan data, laporan, slaid dan dokumen. |
| 4. Jika kerja siap, tawarkan bantuan lain | Tanya penyelia atau staf jika ada kerja tambahan, termasuk pemfailan dan susunan dokumen. | Menunjukkan sikap rajin, ringan tulang dan mudah bekerjasama. |
| 5. Atasi rasa malu atau introvert | Mulakan soalan ringkas, isi laporan harian dengan teliti dan jaga disiplin masa. | Membina keyakinan komunikasi tanpa memaksa diri menjadi orang lain. |
1. Perkenalkan Diri Dengan Staf Di Jabatan
Hari pertama atau minggu pertama ialah masa terbaik untuk mula membina hubungan asas dengan orang sekeliling. Tidak perlu terlalu banyak bercakap. Cukup dengan senyum, beri salam atau ucap selamat pagi, kemudian perkenalkan diri secara ringkas.
Contohnya:
“Saya pelajar praktikal baru di jabatan ini. Nama saya Aina, dari Diploma Pengurusan Pejabat. Kalau ada apa-apa tugasan yang sesuai, boleh maklumkan kepada saya ya.”
Ayat mudah seperti ini sudah cukup untuk membuka ruang komunikasi.
Bakal Intern juga digalakkan ambil tahu skop kerja staf di jabatan. Bukan untuk menyibuk, tetapi untuk faham siapa urus fail, siapa jaga laporan, siapa kendalikan pelanggan, siapa biasa buat pembentangan dan siapa yang mengurus operasi harian.
Bila anda faham peranan mereka, anda akan lebih mudah tahu kepada siapa perlu bertanya. Ini juga membantu anda memahami jangkaan kerja di jabatan tersebut.
Paling penting, jangan tunggu semua orang datang kepada anda. Kadang-kadang staf bukan tidak mahu menegur, cuma mereka sibuk, segan atau tidak pasti tugasan apa yang sesuai diberikan kepada pelajar praktikal baru.
2. Cara Menguruskan Minggu Pertama Yang Sunyi Tanpa Kerja
Minggu pertama latihan industri kadang-kadang boleh terasa sangat perlahan. Anda sudah bersedia mahu bekerja, tetapi tiba-tiba hanya duduk di meja, buka beg, tengok jam, semak telefon dan tunggu orang panggil.
Jangan terus fikir, “Mereka tak perlukan saya.”
Biasanya, syarikat atau jabatan masih sedang menyesuaikan diri dengan kehadiran intern. Penyelia mungkin belum sempat susun jadual kerja. Staf lain pula belum tahu tahap kemahiran anda.
Apa yang boleh dibuat?
Tanya secara sopan:
“Puan, sementara menunggu tugasan seterusnya, ada bahan bacaan atau SOP jabatan yang boleh saya baca?”
Atau:
“Encik, boleh saya lihat carta organisasi atau aliran kerja jabatan supaya saya lebih faham fungsi unit ini?”
Soalan begini nampak matang. Anda tidak mendesak, tetapi menunjukkan minat untuk belajar.
Bahan seperti SOP, carta organisasi, manual dalaman, laporan lama, profil jabatan atau fail projek boleh membantu anda faham bagaimana organisasi itu bergerak. Bila kerja sebenar mula diberi nanti, anda tidak terlalu kosong.
3. Manfaatkan Waktu Senggang Untuk Gilap Kemahiran Pejabat
Jika ada waktu lapang, jangan habiskan semuanya dengan telefon. Gunakan masa itu untuk gilap kemahiran asas pejabat.
Kemahiran yang paling kerap digunakan oleh intern ialah:
- Microsoft Word untuk laporan, surat, minit mesyuarat dan format dokumen
- Microsoft PowerPoint untuk slaid pembentangan, ringkasan projek dan laporan visual
- Microsoft Excel untuk senarai nama, data pelanggan, jadual, kiraan asas, sort dan filter
Ramai staf suka memberi tugasan seperti menyusun data, mengemaskini senarai, membina jadual atau menyemak maklumat dalam Excel. Nampak mudah, tetapi kalau anda tidak biasa menggunakan fungsi asas, tugasan itu boleh ambil masa yang sangat lama.
Belajar benda kecil seperti:
- Cara buat table kemas dalam Word
- Cara susun bullet point dalam PowerPoint
- Cara guna filter dalam Excel
- Cara sort data ikut abjad atau tarikh
- Cara copy format tanpa merosakkan susunan dokumen
Kemahiran begini nampak biasa, tetapi sangat membantu di tempat kerja sebenar. Bila staf nampak anda boleh buat kerja dengan kemas, mereka akan lebih yakin beri tugasan lain.
4. Strategi Jika Tugasan Sedia Ada Sudah Selesai
Ada masa anda akan siapkan kerja lebih awal. Bila ini berlaku, jangan terus duduk diam terlalu lama. Ambil inisiatif untuk bertanya.
Contohnya:
“Encik, tugasan tadi sudah saya siapkan. Ada apa-apa lagi yang boleh saya bantu?”
Atau:
“Puan, kalau ada fail yang perlu disusun atau dokumen yang perlu dikemaskini, saya boleh bantu.”
Jangan pandang rendah kerja pemfailan. Di pejabat, kerja filing memang nampak ringkas, tetapi sangat membantu staf. Banyak jabatan ada fail yang perlu disusun, dilabel, diasingkan atau dikemaskini.
Staf biasanya suka pelajar praktikal yang ringan tulang untuk tugasan fizikal seperti ini kerana ia menjimatkan masa mereka. Dari situ juga anda boleh belajar tentang jenis dokumen, aliran kerja dan cara jabatan menyimpan rekod.
Jika benar-benar tiada kerja, bawa bahan bacaan sendiri yang sesuai. Contohnya nota berkaitan bidang pengajian, buku kecil, artikel industri atau bahan untuk laporan latihan industri. Namun, pastikan ia tidak mengganggu suasana kerja dan bukan bahan hiburan yang terlalu santai.
5. Mengatasi Sikap Introvert Atau Pemalu Di Tempat Praktikal
Menjadi introvert bukan masalah. Yang menjadi masalah ialah apabila anda menjadikan introvert sebagai alasan untuk langsung tidak bertanya, tidak bertegur sapa dan tidak menunjukkan minat.
Anda tidak perlu menjadi orang paling peramah dalam pejabat. Anda hanya perlu cukup berani untuk bertanya perkara penting.
Mulakan dengan soalan pendek:
“Puan, tugasan ini perlu disiapkan hari ini atau boleh sambung esok?”
“Encik, format ini betul atau saya perlu ubah?”
“Boleh saya bantu susun fail ini?”
Soalan ringkas pun sudah memadai. Lama-kelamaan, anda akan lebih selesa.
Satu lagi perkara penting ialah laporan latihan industri harian. Jangan isi secara sambil lewa. Catat apa yang anda buat, apa yang dipelajari, siapa yang memberi tunjuk ajar dan kemahiran apa yang digunakan.
Bila laporan harian lengkap, anda tidak akan kelam-kabut pada hujung latihan nanti. Ia juga membantu pensyarah penyelia melihat perkembangan anda dengan lebih jelas.
Hak & Batasan Profesional: Balik Tepat Pada Waktu Bukan Satu Kesalahan
Ramai pelajar praktikal rasa bersalah apabila mahu balik tepat pada waktunya. Mereka risau nampak seperti tidak komited atau takut staf fikir mereka berkira.
Sebenarnya, balik kerja menepati waktu adalah perkara normal selagi anda sudah menyelesaikan tugasan yang diberi, memaklumkan status kerja dan tidak meninggalkan perkara penting tergantung tanpa sebab.
Apa yang penting ialah adab.
Sebelum balik, anda boleh maklumkan:
“Puan, tugasan hari ini sudah saya siapkan. Saya balik dulu ya. Esok saya sambung jika ada tugasan lain.”
Ayat begini nampak profesional dan sopan.
Pelajar praktikal juga perlu faham batasan. Anda sedang belajar dalam persekitaran kerja, bukan berada di situ untuk membuktikan diri dengan memaksa badan bekerja sampai terlalu letih setiap hari.
Jaga disiplin, datang tepat waktu, buat tugasan dengan baik, hormat staf dan pulang mengikut waktu yang ditetapkan. Itu sudah menunjukkan sikap profesional.
Soalan Lazim Tentang Latihan Industri
1. Apa perlu dibuat jika penyelia tidak beri kerja pada minggu pertama?
Tanya secara sopan sama ada terdapat bahan bacaan, SOP, carta organisasi atau tugasan kecil yang boleh dibantu. Jangan terus duduk diam tanpa usaha.
2. Adakah salah jika pelajar praktikal banyak bertanya?
Tidak salah, asalkan bertanya pada masa yang sesuai dan soalan anda jelas. Elakkan bertanya ketika staf sedang terlalu sibuk atau berada dalam situasi tergesa-gesa.
3. Perlukah saya terima semua kerja yang diberi walaupun bukan berkaitan bidang saya?
Untuk kerja asas pejabat seperti pemfailan, susunan data, dokumen dan bantuan operasi ringan, itu masih sebahagian daripada pembelajaran. Namun, jika tugasan terlalu berat, berisiko atau tidak munasabah, bincang dengan penyelia latihan atau pihak institusi.
4. Macam mana kalau saya seorang yang sangat pemalu?
Mulakan dengan komunikasi kecil. Beri salam, ucap terima kasih, tanya tugasan ringkas dan catat arahan. Anda tidak perlu berubah menjadi terlalu peramah, cukup jangan terlalu pasif.
Jadikan Tempoh Praktikal Sebagai Latihan Menjadi Lebih Yakin
Latihan industri bukan tempat untuk terus jadi sempurna. Ia tempat untuk belajar membaca suasana, bertanya dengan sopan, mencuba tugasan baru dan membina keyakinan sedikit demi sedikit.
Bakal Intern tidak perlu takut kalau hari pertama terasa kekok. Itu biasa. Yang penting, jangan hilang adab, jangan terlalu pasif dan jangan tunggu semuanya disuap.
Datang dengan sikap mahu belajar. Kenalkan diri. Tanya tugasan. Catat pengalaman. Jaga masa. Hormat orang sekeliling.
Dari situ, latihan industri yang pada awalnya terasa menakutkan boleh berubah menjadi pengalaman yang paling banyak mengajar anda tentang dunia kerja sebenar.
