Ada masa kita mohon banyak kerja sekali gus. Bila satu demi satu panggilan temuduga masuk, barulah sedar ada tarikh bertindih, lokasi terlalu jauh, sudah terima tawaran lain, atau kita sendiri sudah berubah fikiran tentang jawatan tersebut. Situasi ini biasa berlaku kepada pencari kerja.
Masalahnya, ramai calon tidak tahu cara menolak panggilan temuduga dengan betul. Ada yang terus senyap. Ada yang tidak balas emel HR. Ada juga yang tunggu sampai hari temuduga baru maklumkan tidak dapat hadir. Nampak kecil, tapi tindakan begini boleh membuatkan nama kita nampak tidak profesional.
Menolak temuduga bukan satu kesalahan. Yang penting, cara kita menolak itu perlu sopan, ringkas dan menghormati masa pihak majikan. Dalam dunia kerja, reputasi bukan bermula selepas diterima bekerja sahaja. Ia bermula sejak cara kita membalas mesej, emel dan jemputan temuduga.
Kenapa Perlu Tolak Panggilan Temuduga Dengan Cara Yang Betul?
Bila HR menjemput anda ke sesi temuduga, itu bermaksud masa sudah diperuntukkan. Panel mungkin sudah susun jadual. Bilik temuduga sudah ditempah. Dokumen calon mungkin sudah disediakan.
Kalau anda tidak hadir tanpa makluman, ia bukan sekadar menyusahkan pihak majikan. Ia juga memberi gambaran buruk tentang sikap anda sebagai calon.
Antara kesan jika calon terus senyap:
- Nama calon boleh diingati sebagai tidak profesional
- HR mungkin tidak mempertimbangkan permohonan anda pada masa depan
- Masa panel temuduga terbuang
- Peluang calon lain mungkin terjejas
- Imej diri sebagai pencari kerja nampak lemah
Nampak macam satu emel kecil sahaja, kan? Tapi dalam dunia kerja, cara kita mengurus perkara kecil pun boleh dinilai.
Bila Perlu Maklumkan Kepada HR?
Sebaiknya, maklumkan kepada HR secepat mungkin selepas anda pasti tidak dapat hadir.
Jika boleh, beritahu sekurang-kurangnya 24 hingga 48 jam sebelum sesi temuduga. Lagi awal lagi baik.
Ini memberi ruang kepada pihak majikan untuk:
- Menyusun semula jadual temuduga
- Menghubungi calon lain
- Menukar masa panel
- Mengelakkan kekosongan slot temuduga
- Mengurus rekod permohonan dengan lebih kemas
Jangan tunggu hari temuduga. Jangan tunggu HR hubungi dahulu. Kalau anda sudah tahu tidak boleh hadir, maklumkan terus.
Alasan Yang Sesuai Untuk Menolak Temuduga
Anda tidak perlu menceritakan semua hal peribadi dengan terlalu terperinci. Cukup beri alasan yang ringkas, sopan dan munasabah.
Antara alasan yang boleh digunakan:
- Sudah menerima tawaran kerja lain
- Ada komitmen kerja semasa
- Ada urusan keluarga atau peribadi yang tidak dapat dielakkan
- Tidak lagi dapat meneruskan proses permohonan
- Lokasi atau keadaan kerja tidak sesuai selepas dipertimbangkan
- Tarikh temuduga bertindih dengan komitmen penting lain
Elakkan beri alasan yang terlalu panjang. HR tidak perlukan cerita penuh. Mereka cuma perlukan makluman yang jelas supaya proses pengambilan boleh diteruskan.
Cara Tolak Panggilan Temuduga Dengan Sopan
Ada tiga perkara utama yang perlu ada dalam emel atau mesej anda:
- Ucap terima kasih atas peluang temuduga
- Maklumkan bahawa anda tidak dapat hadir atau ingin menarik diri
- Mohon maaf atas kesulitan dan tutup dengan nada profesional
Format asasnya mudah:
- Salam pembuka
- Ucapan terima kasih
- Makluman penolakan
- Alasan ringkas
- Permohonan maaf
- Penutup sopan
- Nama dan nombor telefon
Jangan tulis terlalu santai seperti mesej kepada kawan. Gunakan bahasa yang kemas, tetapi jangan sampai terlalu kaku.
Contoh Emel Tolak Temuduga Kerana Sudah Terima Tawaran Kerja Lain
Subjek: Makluman Penolakan Temuduga – [Nama Anda] – [Jawatan Dipohon]
Selamat sejahtera Tuan/Puan,
Terima kasih kerana menjemput saya untuk menghadiri sesi temuduga bagi jawatan [Jawatan Dipohon] di [Nama Syarikat].
Saya ingin memaklumkan bahawa saya telah menerima tawaran pekerjaan di organisasi lain dan tidak dapat meneruskan sesi temuduga yang dijadualkan. Saya memohon maaf atas sebarang kesulitan dan amat menghargai masa serta pertimbangan pihak tuan/puan.
Semoga pihak [Nama Syarikat] dipermudahkan dalam mendapatkan calon yang sesuai untuk jawatan tersebut.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Nombor Telefon]
Contoh Emel Tolak Temuduga Kerana Komitmen Kerja Semasa
Subjek: Penolakan Panggilan Temuduga – [Nama Anda] – [Jawatan Dipohon]
Tuan/Puan,
Merujuk kepada jemputan temuduga bagi jawatan [Jawatan Dipohon], saya ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak [Nama Syarikat] kerana mempertimbangkan permohonan saya.
Walau bagaimanapun, saya ingin menarik diri daripada sesi temuduga tersebut kerana terdapat komitmen kerja semasa yang tidak dapat dielakkan. Saya memohon maaf atas kesulitan ini dan menghargai peluang yang telah diberikan.
Terima kasih atas masa dan pertimbangan pihak tuan/puan.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Nombor Telefon]
Contoh Emel Tolak Temuduga Kerana Urusan Peribadi
Subjek: Makluman Tidak Dapat Hadir Temuduga – [Nama Anda]
Selamat sejahtera Tuan/Puan,
Terima kasih atas jemputan temuduga bagi jawatan [Jawatan Dipohon] di [Nama Syarikat].
Saya ingin memaklumkan bahawa saya tidak dapat hadir ke sesi temuduga yang dijadualkan kerana terdapat urusan peribadi yang tidak dapat dielakkan. Saya memohon maaf atas sebarang kesulitan dan amat menghargai peluang yang diberikan.
Semoga urusan pihak tuan/puan dalam proses pengambilan calon dipermudahkan.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh Mesej WhatsApp Tolak Temuduga
Kadang-kadang HR hubungi melalui WhatsApp. Jika begitu, anda boleh balas dengan ayat yang lebih ringkas tetapi masih profesional.
Contoh:
Selamat sejahtera Tuan/Puan. Terima kasih kerana menjemput saya untuk menghadiri temuduga bagi jawatan [Jawatan]. Saya ingin memaklumkan bahawa saya tidak dapat hadir ke sesi temuduga tersebut kerana telah menerima tawaran kerja lain. Saya mohon maaf atas kesulitan ini dan amat menghargai peluang yang diberikan. Terima kasih.
Contoh lebih pendek:
Selamat sejahtera Tuan/Puan. Terima kasih atas jemputan temuduga. Saya ingin memaklumkan bahawa saya tidak dapat meneruskan sesi temuduga bagi jawatan tersebut atas komitmen yang tidak dapat dielakkan. Saya mohon maaf dan menghargai peluang yang diberikan.
Contoh Ayat Dalam Bahasa Inggeris
Jika syarikat menggunakan Bahasa Inggeris, anda boleh gunakan format ini.
Subject: Interview Invitation – [Job Title] – [Your Name]
Dear [HR Name],
Thank you very much for inviting me to interview for the [Job Title] position at [Company Name].
I would like to inform you that I have recently accepted another job offer and will not be able to proceed with the interview. I sincerely apologize for any inconvenience caused and truly appreciate your time and consideration.
Thank you again for the opportunity. I wish you and your team all the best in finding the right candidate for the role.
Best regards,
[Your Name]
[Phone Number]
Jangan Beri Alasan Terlalu Panjang
Ramai calon rasa bersalah bila mahu menolak temuduga. Sebab itu mereka tulis emel terlalu panjang sampai nampak tidak yakin.
Sebenarnya, tidak perlu begitu.
Cukup tulis dengan jelas:
- Terima kasih atas peluang
- Tidak dapat hadir atau ingin menarik diri
- Alasan ringkas
- Mohon maaf
- Penutup sopan
Elakkan ayat seperti:
- “Saya sebenarnya memang nak datang tapi…”
- “Saya harap pihak tuan/puan faham situasi saya yang sangat rumit…”
- “Saya ada banyak masalah keluarga dan kewangan…”
- “Saya tak rasa kerja ini sesuai sebab gaji macam rendah…”
Jika alasan terlalu peribadi atau terlalu jujur dengan cara yang tidak kemas, ia boleh meninggalkan kesan yang kurang baik.
Jangan Ghosting HR
Ghosting HR bermaksud calon terus hilang tanpa sebarang makluman. Tidak balas emel. Tidak jawab panggilan. Tidak hadir temuduga.
Ini antara kesilapan paling besar pencari kerja.
Dalam pasaran kerja Malaysia, nama dan rekod profesional boleh bergerak lebih jauh daripada yang kita sangka. HR dalam industri sama mungkin saling mengenali. Panel temuduga mungkin bertukar syarikat. Permohonan anda mungkin muncul semula pada masa akan datang.
Jaga nama.
Kalau tidak dapat hadir, cukup maklumkan. Itu sudah menunjukkan anda calon yang bertanggungjawab.
Perlukah Minta Tarikh Baru Jika Masih Berminat?
Jika anda sebenarnya masih berminat dengan jawatan tersebut tetapi tidak dapat hadir pada tarikh asal, jangan terus menolak. Anda boleh minta pertimbangan untuk menjadualkan semula temuduga.
Contoh ayat:
Selamat sejahtera Tuan/Puan,
Terima kasih atas jemputan temuduga bagi jawatan [Jawatan Dipohon]. Saya amat menghargai peluang ini.
Namun begitu, saya tidak dapat hadir pada tarikh yang dijadualkan kerana terdapat komitmen yang tidak dapat dielakkan. Jika masih dibenarkan, saya ingin memohon pertimbangan pihak tuan/puan untuk menjadualkan semula sesi temuduga pada tarikh lain yang sesuai.
Terima kasih atas pertimbangan pihak tuan/puan.
Yang benar,
[Nama Anda]
Ayat ini lebih sesuai jika anda masih mahu peluang tersebut. Jangan gunakan ayat penolakan terus kalau niat anda cuma mahu tukar tarikh.
Bila Tidak Perlu Minta Tarikh Baru?
Jangan minta tarikh baru jika anda memang sudah pasti tidak mahu meneruskan proses temuduga.
Contohnya:
- Anda sudah terima tawaran kerja lain
- Anda sudah tidak berminat dengan jawatan tersebut
- Lokasi kerja memang tidak sesuai
- Gaji tidak memenuhi keperluan anda
- Anda sudah buat keputusan kekal di tempat kerja sekarang
Kalau minta tarikh baru tetapi akhirnya tetap tidak hadir, imej anda akan jadi lebih buruk.
Perkara Yang Tidak Perlu Ditulis Dalam Emel
Untuk kekal profesional, elakkan memasukkan perkara berikut:
- Cerita peribadi yang terlalu panjang
- Kritikan terhadap syarikat
- Komen negatif tentang gaji
- Ayat menyalahkan HR
- Alasan yang nampak dibuat-buat
- Bahasa terlalu santai
- Singkatan seperti “sy x dpt dtg”
- Emoji berlebihan
- Ayat kasar atau mendesak
Emel kerja perlu kemas. Ringkas pun tidak apa, asalkan sopan.
Contoh Subjek Emel Yang Sesuai
Subjek emel penting supaya HR terus faham tujuan mesej anda.
Antara contoh subjek yang boleh digunakan:
- Makluman Penolakan Temuduga – [Nama Anda]
- Penolakan Panggilan Temuduga – [Jawatan Dipohon]
- Makluman Tidak Dapat Hadir Temuduga
- Withdrawal From Interview Session – [Your Name]
- Interview Invitation – Unable To Attend
Jangan guna subjek terlalu umum seperti “Hi”, “Maaf”, “Temuduga” atau “Saya tak boleh datang”. Nampak kurang profesional.
Checklist Sebelum Hantar Emel Penolakan Temuduga
Sebelum tekan butang hantar, semak perkara ini:
- Nama HR atau syarikat dieja dengan betul
- Nama jawatan betul
- Tarikh temuduga dirujuk dengan jelas jika perlu
- Ayat tidak terlalu panjang
- Alasan ringkas dan profesional
- Ada ucapan terima kasih
- Ada permohonan maaf
- Nama dan nombor telefon dimasukkan
- Tiada salah ejaan besar
- Emel dihantar kepada penerima yang betul
Satu emel kemas boleh tinggalkan kesan baik walaupun anda menolak peluang tersebut.
Situasi Paling Sesuai Guna Emel Dan WhatsApp
Gunakan emel jika jemputan temuduga datang melalui emel rasmi. Ini lebih profesional dan mudah direkodkan.
Gunakan WhatsApp jika HR memang berhubung dengan anda melalui WhatsApp. Namun, jika mahu lebih kemas, anda boleh balas WhatsApp dan susuli dengan emel ringkas.
Contoh:
“Saya sudah maklumkan melalui emel juga untuk rekod pihak tuan/puan.”
Ini nampak lebih tersusun.
Menolak Temuduga Bukan Bermaksud Menutup Semua Peluang
Ramai calon risau kalau tolak temuduga, syarikat itu tidak akan panggil lagi pada masa depan. Sebenarnya, kalau anda menolak dengan sopan, peluang hubungan baik masih ada.
Anda boleh tutup emel dengan ayat seperti:
“Saya berharap dapat dipertimbangkan untuk peluang lain yang lebih sesuai pada masa akan datang.”
Tetapi gunakan ayat ini hanya jika anda benar-benar mahu kekal berhubung dengan syarikat tersebut.
Cara Lebih Profesional Jika Anda Sudah Terima Tawaran Kerja Lain
Jika sudah menerima tawaran kerja lain, beritahu dengan jelas tetapi tidak perlu sebut nama syarikat baharu.
Cukup tulis:
“Saya telah menerima tawaran pekerjaan lain dan tidak dapat meneruskan proses temuduga ini.”
Tidak perlu tulis:
“Saya dapat offer gaji lebih tinggi di syarikat lain.”
Ayat pertama nampak matang. Ayat kedua boleh kedengaran tidak sesuai.
Mula Dengan Sikap Profesional
Menolak temuduga dengan sopan ialah satu kemahiran kecil yang sangat penting dalam dunia kerja. Ia menunjukkan anda tahu menghormati masa orang lain, tahu berkomunikasi dengan baik dan tahu menjaga reputasi sendiri.
Kalau anda tidak dapat hadir, jangan senyap. Balas jemputan secepat mungkin. Ucap terima kasih. Beri alasan ringkas. Mohon maaf dengan baik. Tutup mesej dengan nada profesional.
Peluang kerja datang dan pergi. Tapi nama baik kita sebagai calon perlu dijaga dari awal. Dalam dunia kerja, orang akan ingat bukan sahaja apa yang kita capai, tetapi juga cara kita membawa diri.
