Surat rasmi adalah satu alat komunikasi bertulis antara sebuah pejabat awam dengan pejabat awam yang lain atau pihak luar. Sebagai individu luar juga jika kita nak berurusan secara rasmi dengan mana-mana pihak, kita perlu gunakan surat rasmi.
Penting untuk kita tahu format surat rasmi untuk memudahkan urusan dan agar tidak melakukan kesilapan dalam berurusan. Tambahan jika anda berhasrat untuk bekerja dengan pejabat awam di bahagian pentadbiran atau sebagainya.
Penguasaan untuk membuat surat rasmi sangat penting. Untuk ketahui format surat rasmi yang betul, anda boleh lihat di bawah.
TUJUAN PENGGUNAAN SURAT RASMI
Surat rasmi biasanya digunakan untuk menyampaikan pemakluman, arahan, pertanyaan, permohonan dan sebagainya.
- Ia merupakan medium interaksi utama dalam menyampaikan maklumat dan perkhidmatan pejabat awam kepada pelanggannya.
- Penggunaan format yang betul akan memudahkan pengirim dan penerima memahami mesej yang ingin disampaikan.
- Surat rasmi ini perlu disediakan dengan tepat dan betul serta memerlukan kawalan dari aspek kejelasan kandungan, kesahihan kontekstual dan ketepatan struktur.
- Ia penting bagi mematuhi persekitaran perundangan dan standard kualiti kerana ia merakamkan setiap transaksi dan aktiviti rasmi yang akhirnya menjadi bahan bukti keberkesanan tadbir urus sesebuah pejabat awam.
KOMPONEN SURAT RASMI
Surat rasmi yang lengkap mengikut format yang betul mestilah mengandungi komponen berikut:
- Kepala surat (Letterhead)
- Nombor Rujukan
- Tarikh
- Gelaran Rasmi, Alamat Rasmi, Nama pegawai yang dihubungi
- Kata Hormat Penerima
- Tajuk
- Penomboran Perenggan
- Nombor Rujukan Surat
- Pengakhiran Surat
- Nama Pengirim
- Nama Penyedia Dokumen
- Muka Surat
FORMAT SURAT RASMI
Anda boleh lihat format surat rasmi yang di kongsikan ini.
Baca juga: Senarai Pegawai Yang Layak Mengesahkan Salinan Dokumen & Sijil Sekolah Anda
